Polityka prywatności i retencji danych

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych związanych z korzystaniem z Systemu jest LV Solutions (dane rejestrowe: nazwa, adres siedziby i NIP zostaną uzupełnione w wersji finalnej). W sprawach ochrony danych można kontaktować się pod adresem kontakt@lvsolutions.pl. W zakresie danych, które firma korzystająca z Systemu (tenant) wprowadza o swoich klientach, kontrahentach i pracownikach, administratorem jest ta firma, a Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający na podstawie odrębnej Umowy powierzenia (DPA).

2. Jakie dane przetwarzamy

Przetwarzamy: dane konta i logowania (imię i nazwisko, adres e-mail, dane uwierzytelniające), dane rozliczeniowe abonamentu, dane techniczne i logi (adres IP, zdarzenia logowania) oraz dane wprowadzane do Systemu przez użytkownika (dane klientów, kontrahentów, pracowników, faktury). W przypadku ewidencji czasu pracy — dane lokalizacyjne ograniczone do momentu potwierdzenia obecności.

3. Cele i podstawy prawne

Dane przetwarzamy w celu: świadczenia usługi i realizacji umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), wypełnienia obowiązków prawnych, w tym podatkowych i księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), oraz w ramach prawnie uzasadnionego interesu — bezpieczeństwo, obsługa i rozwój usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Komunikację marketingową prowadzimy wyłącznie za zgodą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

4. Odbiorcy i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane zaufanym podmiotom przetwarzającym działającym w naszym imieniu (m.in. dostawca infrastruktury i kopii zapasowych, dostawca modelu AI do odczytu faktur uproszczonych) — na podstawie umów powierzenia. Preferujemy dostawców z Europejskiego Obszaru Gospodarczego; przy ewentualnym transferze poza EOG stosujemy standardowe klauzule umowne (SCC). Pełna lista podmiotów zostanie opublikowana w wersji finalnej.

5. Okresy przechowywania

Dokumenty księgowe i faktury przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi (co do zasady min. 5 lat). Logi audytowe przechowujemy przez zdefiniowany okres (np. 12 miesięcy). Pozostałe dane przechowujemy przez czas niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, nie dłużej niż wymagają tego przepisy prawa.

6. Twoje prawa

Masz prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — jej wycofania w dowolnym momencie. Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). Swoje dane możesz w każdej chwili wyeksportować z Systemu.

7. Bezpieczeństwo

Komunikacja z usługą odbywa się wyłącznie po HTTPS, dane są szyfrowane również w spoczynku, dostęp jest kontrolowany według roli, a kopie zapasowe wykonujemy codziennie. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne zgodne z art. 32 RODO.

8. Kontakt i zmiany

W sprawach dotyczących danych osobowych pisz na kontakt@lvsolutions.pl. O istotnych zmianach Polityki poinformujemy w usłudze. Pełna, zweryfikowana prawnie treść zostanie opublikowana przed uruchomieniem sprzedaży.